Всё зависит от сложности маршрута.
Мой опыт горных походов ограничивается достаточно скромными маршрутами.
Это Крым и предгорья Кавказа. Высоты до 2000. Бывал и в более серьёзных местах, но не как руководитель.
Итак.
1) Проработка маршрута.
а) Определить места ночёвок (и днёвок) по маршруту.
б) Определить характеристики и сложности дневных переходов.
2) Снаряжение.
а) Групповое
б) Личное
3) Раскладка продуктов
а) Рацион по варкам и перекусам
б) Кто что несёт (по соответствию дежурств с планируемым рационом варок)
4) Состав группы
а) Назначение функциональных исполнителей: руководитель, аптечка, ремнабор, хронометраж
б) Выявление требуемых навыков участников, при необходимости - дополнительные тренировки - общефизические (100 приседаний) , организация переправ и т. п.
в) Тренировочный выход. Желательно с элементами экстремальных нагрузок, для выявления проблем психологической совместимости участников.

В действительно сложные горные походы мне ходить не доводилось, зато в Крым и на Кавказ школьных групп я поводил десятки