Во время поиска по каталогам компьютер выдает файлы и папки в порядке их расположения по категориям каталога, например: каталог Microsoft - выдавать будет файлы, которые будут находиться в этом каталоге. 

То есть система каталогов - это поиск по системным папкам, по каким-либо сборникам файлов. 

Поиск по ключевым словам - это иная система. Компьютер осуществляет поиск по категории наличия  в файле или папки определенных слов или словосочетаний. Например, поиск по ключевому слову Microsoft  - компьютер выдает файлы и папки, в названии или содержании которых будет иметься искомое слово.

папки и тэги

разница в том что файл может находится только в одной папке, но при этом может иметь много тегов

Например на фото есть ромашки, кошка и собака. Мы цепляем к нему теги - цветы,ромашки,кошки,собаки,животные

А вот определить в какую папку положить рисунок уже куда труднее. Собаки, кошки или цветы?

Потом при поиске можно указывать несколько пересекающихся тегов. Ищим фотографии где есть и кошки и собаки. Сделать такой же поиск по каталогам просто невероятно